Archivierung von beA Nachrichten

Archivierung von beA Nachrichten

Nachdem ab 01.01.2018 die passive Nutzungspflicht des beA besteht und das beA seit 03.09.2018 in Betrieb ist, stellt sich Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten die Frage, ob und wie beA Nachrichten zu Speichern und zu archivieren sind. Erste Anworten hierauf findet man im Gesetz: § 31 Abs. 3 Satz 4 BRAO

„Sie (die Bundesrechtsanwaltskammer BRAK) ist berechtigt, die in dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach gespeicherten Nachrichten nach angemessener Zeit zu löschen.“

und § 27 Rechtsanwaltsverzeichnis- und -postfachverordnung – RAVPV:

„Nachrichten dürfen frühestens 90 Tage nach ihrem Eingang automatisch in den Papierkorb des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs verschoben werden. Im Papierkorb befindliche Nachrichten dürfen frühestens nach 30 Tagen automatisch gelöscht werden.“

Mithin ergibt sich aus dem Gesetz ein Speicherzeitraum für Nachrichten im beA von 120 Tagen.

Was empfiehlt nun die BRAK den Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten, bzgl. der Aufbewahrung von beA Nachrichten? Einen ersten Hinweis gibt die BRAK in ihrem Newsletter 2/2017 mit dem Beitrag zum Exportieren von Nachrichten. In dem Newsletter heist es u.a.:

Auch für das beA gilt: Nachrichten oder Anhänge sollten Sie zeitnah außerhalb des beA speichern – am sinnvollsten natürlich gleich zu der Akte, zu der sie gehören; denn Handakten führen müssen Anwälte ja ohnehin.

Im weiterem wird beschrieben, wie eine Nachricht exportiert werden kann. Nachricht mit Doppelklick öffnen und unter sonstige Funktionen exportieren auswählen. Unter Punkt 5 liest man dann:

Es werden dabei zwei Dateien gespeichert (1). Zum einen wird ein sog. Container in Form einer ZIP-Datei abgelegt. Dieser enthält alle Informationen zur exportierten Nachricht. Zum anderen wird eine Signatur mit dem Dateityp „p7s“ bereitgestellt. Mit ihr kann die Authentizität und Integrität der ZIP-Datei beispielsweise gegenüber Dritten nachgewiesen werden.

Punkt 6 des Newsletters beschreibt den Inhalt der exportieren .zip Datei wie folgt:

Je nach Konfiguration des lokalen Systems lässt sich die ZIP-Datei mit einem Doppelklick öffnen. Sie enthält u.a. die eigentliche PDF-Datei samt Signatur, die Nachricht selbst (Export), den Freitext innerhalb der Nachricht (Message), das Prüfprotokoll (VerificationReport) und die Absenderinformationen (BusinessCard). Es bietet sich an, den ZIP-Container zusammen mit der Signaturdatei in einem dezidierten Ordner zur Archivierung abzulegen.

In Newsletter 9/2017 greift die BRAK das Thema erneut auf. Interessant ist hier die Empfehlung der BRAK, Nachrichten vor dem Löschen zu exportieren oder zu Drucken:

Sobald Nachrichten nicht mehr zur weiteren Verarbeitung, z. B. zur Weiterleitung, benötigt werden, sollten sie zeitnah aus dem System exportiert (s. dazu auch Newsletter 2/2017) oder ausgedruckt und anschließend gelöscht werden.

Die Empfehlung der BRAK zum Drucken kann nicht unkommentiert bleiben. Jedem Berufsträger sollte bewußt sein, dass ein gedrucktes Dokument keine elektronischen Signaturen enthalten kann und dem Dokument somit kein Beweiswert zukommen kann.

Immerhin gibt es im Newsletter 9/2017 auch eine gute Nachricht. Vorerst ist noch keine automatische Löschung von Nachrichten vorgesehen und man beabsichtigt, Nutzer künftig vor dem Löschen zu informieren:

Und selbstverständlich erhalten die Postfachinhaber vorab eine Benachrichtigung, wenn eine Löschung in ihrem Postfach ansteht. Dies setzt allerdings voraus, dass eine E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen hinterlegt wurde.

In Ausgabe 50/2017 werden die exportierten .zip Nachrichten erneut Thema. Erstmalig wird näher darauf eingegangen, dass neben dem .zip Ordner eine fortgeschrittenen elektronischen Signatur, eine .p7s Datei heruntergeladen wird. Die BRAK empfiehlt hier, dass neben der .zip Datei auch die Signaturdatei gespeichert werden sollte.

Im Rahmen der Speicherung fasst das beA-System nun den Nachrichteninhalt sowie den Anhang in der ZIP-Datei zusammen (1). Gleichzeitig bringt das beA eine gesonderte Signaturdatei (mit einem fortgeschrittenen Zertifikat) an die ZIP-Datei an (2). Diese Signaturdatei stellt sicher, dass der Inhalt dieser ZIP-Datei nicht mehr geändert werden kann, ohne dass eine Signaturprüfung zu einem Fehler führen würde. Mit anderen Worten: Der Inhalt der ZIP-Datei darf nicht mehr verändert werden. Sowohl ZIP-Ordner als auch Signaturdatei sollten abgespeichert werden.

Wozu man das braucht? Nur so kann zu einem späteren Zeitpunkt der Nachweis gelingen, dass eine Nachricht mit einem bestimmten Inhalt und mit einem bestimmten Anhang zu einem bestimmten Zeitpunkt versandt bzw. empfangen worden ist.

Wir sind der Empfehlung der BRAK gefolgt und haben beA Nachrichten über die Funktion Exportieren lokal auf einem PC gespeichert. Wie beschrieben findet sich am Downloadspeicherort die Nachricht als .zip Datei sowie eine .p7s Signaturdatei.

Inhalt der exportierten .zip beA Nachricht

Entpackt man die .zip Datei auf seinem PC befinden sich in dem Nachrichtenordner folgende Dateien:

• eine xml-Strukturdatei zum maschinellen Lesen des Nachrichteninhaltes (Nummer.xml),
• die Visitenkarte des Absenders mit dessen persönlichen Angaben und der SAFE-ID des Absenders (Nummer_BusinessCard.html),
• eine Übersicht der exportierten Nachricht mit allen Einträgen des Absenders in das Nachrichtenfenster und die Auflistung der Anlagen inkl. der Einträge im Nachrichtenjournal (Nummer_export.html),
• Angaben zum Nachrichtentyp, dem Betreff, das Aktenzeichen des Empfängers/Absenders und den Text aus dem Nachrichtenfeld der beA-Nachricht (Nummer_Message.html),
• ein Prüfprotokoll für die Signatur und die Zertifikate des Absenders und des Empfängers (Nummer_VerificationReport.html),
• alle der Nachricht beigefügten Anhänge im Dateiformat, mit der die jeweilige Datei erstellt wurde (pdf, jpg, docx, …).

Ausgehend davon, dass die Nachricht im beA nach 180 Tagen gelöscht wurde, ist diese exportierte und gespeicherte Nachricht nun der einzige Nachweis bzgl. des Inhaltes einer Nachricht sowie bzgl. des Absenders, Empfängers und der Zugangsdatums. Die gespeicherten Nachrichten sollten daher sicher aufbewahrt und in die Datensicherung der Kanzlei eingebunden werden, im Idealfall in einem Archivsystem rechtssicher archiviert werden.

Nachrichtenempfang mit Kanzleisoftware Schnittstelle

Nutzern von Kanzleisoftware sei an dieser Stelle noch ein Hinweis gegeben: Nach Test des Autors mit der in RA-MICRO integrierten beA Kanzleisoftware Schnittstelle (KSW) Stand 11/2018 werden über die KSW nur Nachrichten, Dokumente und Anlagen in die Kanzleisoftware eingelesen. Es erfolgt auf diesem Weg keine Signatur durch das beA, womit bei dieser Art der Nachrichtenspeicherung kein Nachweis der Authentizität und Integrität geführt werden kann.

Prüfung und Archivierung exportierter Nachrichten

Problematisch ist aktuell noch die Archivierung und Signaturprüfung archivierter Nachrichten. Hierzu haben wir zwei Anfragen an die BRAK gestellt, die aktuell leider noch immer unbeantwortet sind. Alle Infos hierzu finden Sie unter Fragen an die BRAK .

Ergänzung aktueller Sachstand 01.04.2019: ab 01.04.2019 ist es nun so weit. Die BRAK löscht Nachrichten aus dem beA automatisch gem. § 27 RAVPV, siehe auch unseren Blog Beitrag https://www.kanzleisoftware.com/brak-loescht-bea-nachrichten-automatisch/.